畳の表替えの案内はいつ出すか ― 5年周期を台帳で持つ

部屋ごとに持つ

1軒のお宅に和室が2部屋あれば、時期は別々に来ます。客間だけ先に表替えして、仏間は次の年、ということも普通です。台帳をお宅単位で持つと必ずずれるので、部屋（対象）ごとに枚数・種類・前回の作業日・周期を持ちます。

• 部屋の呼び方（客間、仏間、寝室）。お客さまと同じ言い方にする。
• 畳の枚数と種類。見積りと請求にそのまま効く。
• 周期（表替えなら60か月、裏返しなら36か月など）。
• 前回の作業日と、そのときの作業（表替え・裏返し・新調）。

ご案内を出す時期

ちょうど5年目に出すより、少し前に出すほうが決まりやすいというのが現場の感覚です。年末や新年、お盆の前など、畳を替えたくなる時期に合わせて前倒しすることもあります。周期から出てきた予定日を、その年だけ手で前にずらせると無理がありません。

今回は見送る、というお返事も記録できると次が楽になります。見送りを記録すると次回が1周期ぶん先に送られるので、毎年同じ家に案内を出し続けることがなくなります。

請求は枚数×単価で書く

畳の請求は「表替え 6畳 8,000円」のように、単価と枚数で書きます。明細に数量と単位を持たせておけば、金額の計算違いが起きません。出張費や処分費のような行も同じ明細に足せます。

お得意さま管理帳では、作業名の候補に単位（枚）を付けておくと、記録のときに数量を入れるだけで単価×数量の金額になります。請求書と領収書はA4で印刷できます。

古い台帳をどう移すか

何十年ぶんの控えを全部入れる必要はありません。直近の作業が分かるお宅だけ、部屋と枚数と前回の日付を入れれば、次回のご案内は出せます。台帳の紙やノートは、スマホで撮って読み取らせると入力がほぼ要りません。

まとめ

数年に一度の商売ほど、記録が途切れると仕事も途切れます。部屋ごとの周期と前回の日付、この2つを持つだけで数年後のご案内が自動で出ます。お得意さま管理帳は月額3,000円（税込）・30日間無料で、業種に「畳店」を選ぶと枚数の単位まで用意された状態から始められます。