庭師・植木屋の顧客管理 ― 「そろそろの家」を落とさない仕組み

困りごとは「時期」と「回収」の二つ

剪定は松なら年2回（春と秋）、庭木の多くは年1回、消毒は春先というように、お宅ごとに周期が決まっています。周期そのものは頭に入っていても、軒数が増えると「今年まだ行っていない家」が抜けます。抜けたことに気づくのは、翌年うかがったときか、お客さまから電話が来たときです。

もう一つは代金です。作業が終わってその場で受け取る家、月末に振り込む家、年に一度まとめて払う家が混ざります。控えを見返さないと未回収が分からないので、請求そのものを忘れることもあります。

顧客カードに必ず要る項目

紙のカードでも道具でも、次があれば日々の仕事は回ります。

• お得意さまの名前・住所・電話。電話が来たときにすぐ引ける形にしておく。
• 場所の目印と駐車場所。初めて行く弟子が迷わない。
• 注意点。犬がいる、鍵の場所、支払いは現金のみ、といった申し送り。
• 庭ごとの内容（木の種類と本数）と周期、前回うかがった日。
• 作業の記録（日付・内容・金額）と、代金を受け取ったかどうか。

周期は3つの書き方で足りる

現場の言い方はさまざまですが、突き詰めると「◯か月ごと」「毎年決まった月」「周期なし」の3つに収まります。「年1回」は12か月ごと、「半年」は6か月ごと、「5年ごと」は60か月ごとです。松のお宅の「毎年5月と11月」は、日にちまでは決まっていないので月だけを持ちます。

この3つで持っておくと、前回うかがった日から次回が自動で出ます。作業を記録すれば前回作業日が進み、次がまた先に出る。手帳をめくって数える作業が要らなくなります。

「案内したか」を持つと抜けが消える

時期が来たことと、ご案内したことは別です。未案内・案内済・予約済・作業済・今回は見送り、の5つを一覧で持つと、「案内したのに返事がない家」と「まだ案内していない家」が分かれます。過去3か月で未案内のままのものを別枠で出せば、取りこぼしはそこに溜まります。

移し替えは「今年の分」だけでいい

何百枚の顧客カードを一度に入力しようとすると、たいてい途中で止まります。まず今年中に時期が来るお宅だけ入れれば、次の月から役に立ちます。残りは請求書を書くときや電話が来たときに1軒ずつ足していけば、1年で全部揃います。

お得意さま管理帳は、顧客カードや作業ノートをスマホで撮るとAIが読み取って下書きにします。読み取りは月300ページまで料金に含まれます。今お使いのExcelもそのまま読み込めます。

道具を選ぶときに見るところ

汎用の顧客管理アプリは訪問の記録はできても、周期からの次回算出と請求が無いことが多いので、次を確かめてください。

• 周期から次回が自動で出て、今月・来月の該当が最初の画面に並ぶか。
• 「案内したか」の状態を持てるか。
• 作業の記録と請求・入金が一つに繋がっているか。未回収が一覧になるか。
• お客さま側に登録やアプリを求めないか。
• 後継者に渡せるか。データをCSVで持ち出せるか。

まとめ

庭師の顧客管理は、台帳・周期・案内・請求の4つが繋がっていれば足ります。お得意さま管理帳はこの4つに絞って作っており、月額3,000円（税込）・30日間無料・カード登録なしで試せます。